Groeien is het doel van elke ondernemer. Maar zoals iedereen die ooit een bedrijf heeft geschaald weet: groei doet soms pijn. Waar je als zaakvoerder in de beginfase vaak alle petten tegelijk op hebt (van salesmanager tot projectleider en HR-verantwoordelijke) komt er een punt waarop dat simpelweg niet meer houdbaar is. Je moet gaan delegeren.
Onlangs kwamen we bij van Helvert in contact met een sterk groeiend digital agency (laten we ze naar goede gewoonte even Agency X noemen) dat precies op dit kruispunt stond. Hun verhaal is zo herkenbaar voor veel Vlaamse kmo’s, dat we graag delen hoe we hun groeipijnen hebben opgelost. Niet met ingewikkelde maatwerktrajecten, maar door slim gebruik te maken van de standaardmogelijkheden van Odoo.
De uitdaging: als de linkerhand niet weet wat de rechter doet
Jarenlang werd de rol van verkoper én projectmanager bij Agency X ingevuld door de zaakvoerder zelf. Hij kende elke klant, elke afspraak en elke nuance van een project. Omdat alle informatie in één hoofd zat, liep de overdracht van ‘verkoop’ naar ‘uitvoering’ natuurlijk vlekkeloos.
Door de sterke groei was dit niet langer vol te houden. Er werd beslist om te professionaliseren: er kwam een dedicated sales medewerker aan boord en een van de ervaren interne krachten kreeg de kans om door te groeien naar de rol van projectmanager. Een logische stap, maar al snel doken de eerste barstjes op in de operationele flow.
De nieuwe sales collega was enthousiast en haalde mooie opdrachten binnen. Maar de informatie, de specifieke ‘beloftes’ en de nuance die tijdens het verkoopgesprek waren besproken, kwamen niet altijd goed door bij het projectteam. Er ontstond ruis.
Hoewel het aanbod van Agency X (voornamelijk webdesign en webdevelopment) goed gestandaardiseerd was, begon de impact te wegen. Het projectteam moest regelmatig uren spenderen aan herstelwerk of het managen van verwachtingen om de klant tevreden te houden. Het gevolg? Frustratie op de werkvloer, een dalend rendement op projecten en een sales collega die het gevoel had dat de uitvoering niet volgde.
De oplossing: technologie in dienst van de mens
Toen Agency X bij van Helvert aanklopte, was de vraag niet enkel technisch. Ze zochten rust en structuur (en een manier om hun winstmarge te beschermen). Na een analyse van hun processen zagen we dat het probleem niet lag bij de mensen (iedereen wilde goed werk leveren) maar bij het gebrek aan een brug tussen de afdelingen.
Het grote voordeel was dat hun dienstverlening al goed in elkaar zat. Een standaard webdesign traject bevatte bijvoorbeeld altijd een vaste set aan taken (wireframing, design, één revisieronde, development, go-live). Omdat dit proces zo voorspelbaar was, konden we Odoo hier perfect voor inzetten zonder het wiel opnieuw uit te vinden.
We hebben Odoo zo ingericht dat het systeem het zware werk overneemt op het moment dat de handtekening wordt gezet:
• Automatisering van de start: zodra de sales medewerker een offerte in Odoo markeert als ‘gewonnen’, maakt het systeem op de achtergrond direct een nieuw project aan.
• Slimme templates: dit project is niet leeg, maar gebaseerd op een template. Hierdoor staat 90% van het werk (de standaardtaken, fases en deadlines) al klaar voor het projectteam.
• De menselijke touch: de sales medewerker hoeft enkel nog de laatste 10% aan te vullen: specifieke klantwensen of afwijkende afspraken.
Meer inzicht, minder frustratie
Technisch was dit geen ingreep van maanden, maar de impact op de werkvloer was enorm. Om de cirkel helemaal rond te maken, gaven we de projectmanager ook gewoon leesrechten in het CRMgedeelte van Odoo. Omdat dit bij Odoo vaak al in de licentie inbegrepen zit, bracht dit geen extra kosten met zich mee, maar wel een wereld van verschil.
Er ontstond een nieuwe, eenvoudige gewoonte: voordat het projectteam start, kijkt de projectmanager even in het CRM naar de notities van het verkoopgesprek.
Het resultaat?
• Rust in het hoofd: het team weet dat de takenlijst die klaarstaat klopt.
• Blije klanten: wat beloofd is aan tafel, wordt ook daadwerkelijk uitgevoerd.
• Tijdwinst: geen urenlange interne meetings meer om een project over te dragen.
Wat wij zo mooi vonden aan dit verhaal
Bij van Helvert houden we van dit soort cases omdat ze bewijzen waar wij voor staan: digitalisering hoeft niet complex of duur te zijn om waardevol te zijn. De oplossing voor Agency X was in de basis simpel, maar de menselijke meerwaarde was groot. Het wegnemen van frustratie tussen collega’s is minstens evenveel waard als de tijdswinst die de software oplevert.
Herken jij je in het verhaal van Agency X? Heb je het gevoel dat er bij de overdracht van sales naar operations kostbare informatie (en dus marge) verloren gaat?
Laten we dan eens samen kijken hoe we jouw processen slimmer kunnen inrichten.
Klaar voor de volgende stap? Neem dan vandaag nog contact op.