De balans tussen gebruiksgemak en complexe bedrijfsprocessen
Een tijdje geleden zaten we aan tafel met een bureau dat op een kruispunt stond. Laten we hen 'Agency A' noemen. Met een groeiend team, complexere klantvragen en een structuur die zich uitstrekt over twee vennootschappen, merkten ze dat hun 'startup stack' begon te knellen.
De vraag op tafel was klassiek, maar het antwoord complex: "Blijven we bij een gespecialiseerde tool zoals Teamleader Orbit of stappen we over naar een breed ERP-systeem zoals Odoo?"
In plaats van direct een richting te kiezen, hebben we de twee systemen naast elkaar gelegd op basis van vier zware criteria die voor hen (en veel andere KMO's) cruciaal zijn: operationele flow, werken met freelancers, multi-company beheer en het totale kostenplaatje.
De basis: CRM en projectmanagement
Voor elk agency of IT-bedrijf is de flow van lead naar cash heilig.
• Teamleader Orbit blinkt hier uit in eenvoud en gebruiksgemak. De interface is intuïtief. Een nieuwe salesmedewerker heeft vaak aan een halve dag training genoeg. De flow is lineair: je maakt een deal, converteert die naar een project en factureert de mijlpalen. Voor bedrijven met een rechttoe-rechtaan proces is dit vaak een verademing.
• Odoo pakt dit breder aan. Sales en projecten zijn aparte modules die naadloos praten, maar wel configuratie vereisen. Waar je bij Teamleader vastzit aan een bepaalde werkwijze, kun je bij Odoo je pipeline volledig naar eigen hand zetten. Het nadeel? Die vrijheid kan verlammend werken zonder goede implementatiepartner. Je moet nadenken over hoe je wilt werken voordat je start.
Onderaanneming en freelance-beheer
Hier scheiden de wegen zich duidelijk. Agency A werkt, zoals velen, met een flexibele schil van freelancers.
• De uitdaging in Teamleader Orbit: Freelancers worden vaak geboekt als 'kost' op een project, of ze loggen in als gebruiker (wat licentiekosten met zich meebrengt). Het matchen van inkomende facturen van freelancers aan specifieke projectbudgetten vraagt vaak om manueel werk of een externe koppeling met boekhoudsoftware.
• De aanpak in Odoo: Odoo benadert onderaanneming vanuit een inkoopperspectief. Wanneer je een dienst verkoopt aan een klant, kan het systeem automatisch een inkooporder (PO) of een taak voor een leverancier/freelancer aanmaken. Je kunt instellen dat een inkomende factuur van een freelancer direct ten laste komt van het projectresultaat.
- Het nadeel van Odoo: Dit vergt een strikte administratieve discipline. Als je inkooporders niet correct boekt, klopt je projectmarge niet. Het is krachtiger, maar ook foutgevoeliger bij slordig gebruik.
Contractbeheer en recurrency
Voor IT-bedrijven met supportcontracten of agencies met maandelijkse retainers is dit de levensader van de cashflow.
• Teamleader Orbit heeft sterke functionaliteiten voor abonnementen. Je stelt een periodieke facturatie in en het systeem doet de rest. Het is 'fit-for-purpose' voor standaard retentiemodellen.
• Odoo gaat dieper, zeker als contracten complexer worden (bijvoorbeeld een vast bedrag + nacalculatie boven een bepaald aantal uren). Odoo laat toe om contracten te koppelen aan SLA's (Service Level Agreements) en automatische herinneringen voor verlengingen of prijsindexaties.
- Let wel op: Voor een simpele maandelijkse factuur kan Odoo als 'overkill' aanvoelen. De kracht zit hem in de combinatie met de helpdesk-module, waar tickets direct worden afgeboekt van een prepaid contract.
Multi-company setups
Agency A heeft een holdingstructuur en twee werkmaatschappijen.
• Teamleader Orbit: Hoewel er stappen worden gezet, is Teamleader van oorsprong gericht op één entiteit. Vaak betekent meerdere vennootschappen dat je meerdere accounts nodig hebt, wat zorgt voor gescheiden data. Intercompany-facturatie of een gedeeld CRM is dan een uitdaging.
• Odoo: Multi-company zit in het DNA van Odoo. Je kunt in één omgeving inloggen en schakelen tussen bedrijven. Klantenbestanden en producten kunnen gedeeld worden, terwijl de boekhouding strikt gescheiden blijft. Intercompany-transacties (Bedrijf A factureert aan Bedrijf B) kunnen zelfs geautomatiseerd worden.
- Keerzijde: Een multi-company inrichting in Odoo maakt de setup exponentieel complexer. Rechtenstructuren moeten waterdicht zijn om te voorkomen dat iemand van bedrijf A per ongeluk in de boeken van bedrijf B kijkt.
Het kostenplaatje: licenties vs. implementatie
Prijzen vergelijken tussen SaaS en ERP is vaak appels met peren vergelijken.
Teamleader Orbit (SaaS model):
- Kostenstructuur: je betaalt per gebruiker/modulebundel. De instapkost is laag en de setup-kosten zijn beperkt omdat de software gestandaardiseerd is.
- Lange termijn: naarmate je team groeit (bijvoorbeeld boven de 20-30 gebruikers), kunnen de maandelijkse licentiekosten fors oplopen. Daarnaast betaal je vaak extra voor integraties (marktplaats apps).
Odoo (ERP model):
- Kostenstructuur: Odoo heeft zijn prijsmodel recent vereenvoudigd naar een scherpe prijs per gebruiker (inclusief alle apps). De licentiekosten liggen vaak lager dan bij de concurrentie voor vergelijkbare functionaliteit.
- De verborgen kost: de echte investering zit in de implementatie. Odoo is geen 'plug & play'. Je hebt consultancy nodig voor inrichting, training en datamigratie. De opstartkost is dus aanzienlijk hoger dan bij Teamleader, hoewel de operationele kost op termijn lager kan uitvallen.
Conclusie: waar zit de frictie?
Voor Agency A was de conclusie niet zwart-wit. Beide systemen hebben duidelijke voor- en nadelen die verder gaan dan smaak.
De nadelen van Odoo waar je rekening mee moet houden:
• Leercurve: de interface is minder 'gelikt' en vraagt meer gewenning dan moderne SaaStools.
• Onderhoud: het systeem moet beheerd worden. Zeker bij multi-company omgevingen heb je intern iemand nodig die het systeem snapt, of een sterke partner (zoals van Helvert) achter de hand.
• Verleiding tot maatwerk: omdat alles kan in Odoo, is de verleiding groot om alles te willen aanpassen. Dit is een valkuil die leidt tot hoge kosten en upgrades die lastig worden.
Het oordeel
De keuze komt neer op filosofie. Zoek je een tool die je processen ondersteunt en die je morgen operationeel hebt? Dan is de specialistische focus van Teamleader Orbit vaak de veiligste haven.
Zoek je echter een platform waarop je processen gebouwd kunnen worden, waarbij financiën, operaties en inkoop één databron vormen, en ben je bereid te investeren in de inrichting hiervan? Dan biedt Odoo mogelijkheden waar een pure agency-tool stopt.
Agency A heeft alle kaarten nu op tafel liggen. De keuze hangt uiteindelijk af van hoeveel 'administratieve discipline' de organisatie aankan in ruil voor totale controle.