Voor deze case dopen we de klant om tot 'Groep X'. Niet omdat ze geheimzinnig doen, maar omdat we bij van Helvert de privacy van onze klanten respecteren (en omdat we vinden dat de inhoud van de case en de oplossing uiteindelijk belangrijker zijn dan name dropping). Het verhaal van Groep X is namelijk een schoolvoorbeeld van hoe complex, maar ook hoe krachtig, ondernemen kan zijn.
Twee gedreven zaakvoerders, elk met hun eigen succesvolle bedrijven, besloten dat ze samen sterker stonden dan alleen. Ze sloegen de handen in elkaar om een nieuwe groep op te richten. Een prachtig verhaal van ambitie, maar aan de achterkant zorgde dit voor een gigantische administratieve puzzel.
De uitdaging: een administratief spinnenweb
De nieuwe structuur was, op zijn zachtst gezegd, uitdagend. We spreken hier over een ecosysteem van maar liefst negen entiteiten:
• 5 bestaande Belgische operationele bedrijven.
• 1 buitenlandse vestiging.
• De overkoepelende Groep X.
• 2 managementvennootschappen van de zaakvoerders.
Wie een beetje thuis is in bedrijfssoftware, weet dat een ‘multi-company set-up’ zowat het meest complexe is wat je met standaard software kan doen. Facturatiestromen lopen dwars door elkaar heen, intercompany transacties moeten kloppen en de boekhouding moet geconsolideerd inzichtelijk blijven. Tel daarbij op dat de Peppol-deadline (de verplichting rond digitale facturatie) genadeloos dichterbij kwam en je begrijpt dat er druk op de ketel stond.
Een sterke basis (en waarom we daar respect voor hebben)
Wat deze case voor ons bij van Helvert zo bijzonder maakte, was de startpositie. Groep X had intern namelijk al een profiel in huis dat goud waard was. Deze medewerker had zich vastgebeten in Odoo en had op eigen kracht al een zeer solide basis neergezet.
Het viel ons meteen op hoe goed de configuratie in elkaar zat. Ze waren erin geslaagd om heel dicht bij de Odoo-standaard te blijven, iets wat wij altijd toejuichen omdat het updates en onderhoud in de toekomst veel makkelijker maakt. Maar door de naderende deadline en de specifieke complexiteit van de multi-company stromen, hadden ze nood aan extra mankracht en diepgaande expertise om de laatste, moeilijke kilometers af te leggen.
Onze rol: sparringpartner in plaats van schoolmeester
In de IT-sector is het gebruikelijk om als leverancier de touwtjes strak in handen te nemen. Vaak betekent dit: "Vergeet wat je zelf gedaan hebt, wij beginnen opnieuw met onze analyse."
Bij van Helvert geloven we dat mensen vooruit helpen altijd primeert op procedures. We zagen dat de kennis bij de klant aanwezig was. Hen verplichten om volledige analysetrajecten te doorlopen zou enkel tijdverlies en frustratie hebben opgeleverd.
Daarom kozen we voor een andere aanpak. We stapten in als versterking van hun team. De vragen die vanuit Groep X kwamen waren zo gericht en complex, dat zelfs onze experten niet altijd meteen een pasklaar antwoord hadden. Het dwong ons om zaken te testen en te valideren op onze eigen omgevingen. Het was een wisselwerking waarbij niet alleen de klant, maar ook wij enorm veel geleerd hebben.
Het resultaat: klaar voor de toekomst
Door onze flexibele houding en de intensieve samenwerking met hun interne specialist, hebben we de deadline gehaald. De complexe facturatiestromen lopen nu vlekkeloos door de verschillende entiteiten en de organisatie is volledig klaar voor het Peppol-tijdperk.
Wat wij onthouden van dit project? Dat de afstand tussen leverancier en klant niet groot hoeft te zijn. Door elkaar als partners te zien en elkaars expertise te respecteren (in plaats van te dicteren) hebben we een resultaat neergezet waar we beide trots op zijn. Het is de start van een samenwerking waarvan we hopen dat die nog jaren mag duren.
Heb jij ook een complexe bedrijfsstructuur en zoek je een Odoo-partner die zich aanpast aan jouw noden, in plaats van andersom?
Een eerlijk gesprek over jouw uitdagingen? Neem dan vandaag nog contact op.